TERMS AND CONDITIONS OF PARTICIPATION GALATIA 2026 | TERMENI ȘI CONDIȚII DE PARTICIPARE
1. REGISTRATION OF PARTICIPANTS
1.1 Objective
The European Conference of Psychiatry and Mental Health GALATIA 2026 is addressed to health professionals (physicians, psychologists, general nurses, pharmacists, etc.), as well as other specialists in related fields.
1.2 Procedure
To participate in the conference, either in physical format (onsite) or online, it is necessary to:
- complete the registration form available on the website www.conferintagalatia.ro;
- pay the participation fee corresponding to the chosen category and type of participation;
- send the proof of payment, in case of bank transfer payments, to the address: [email protected].
1.3 The data entered in the registration form are essential for issuing certificates and for granting access to the event. Participants are asked to carefully check the accuracy of the information provided.
1.4 Impossibility of retroactive modification: The selection of the participation category is the exclusive responsibility of the participant. The Organizer will not honor requests to change the participation category or to issue diplomas with credits after the registration process is finalized or after reporting the lists to the accreditation bodies, if the participant initially chose a non-accredited category.
1.5 SPONSOR REGISTRATION – REGISTRATION, VALIDATION AND CONFIRMATION
a) Participants who select the “Sponsor Registration” option (or declare a sponsor in the form) submit a registration request, which is recorded by the organizer, but does not represent the final confirmation of the seat.
b) Validation of participation is conditioned exclusively by the sponsor's official confirmation to the organizer (approved guest list / nominations sent in writing).
c) The responsibility for verifying membership on the sponsor's list lies with the participant. It is recommended that the participant directly contacts the mentioned sponsor representative to ensure they are on their guest list.
d) The organizer does not individually validate sponsor registration requests in the absence of the sponsor's agreement/confirmation.
e) After the list is confirmed by the sponsor, the organizer will send the participant the official confirmation of participation (and, as applicable, the details for online/onsite access).
f) Until the sponsor's confirmation, the participant's request has the status "awaiting sponsor validation" and does not guarantee access to the conference, materials, or certificates.
g) In the event that the sponsor does not confirm the participant by the payment/validation deadline (according to point 3.5), the organizer may invalidate the request without further obligations to the participant.
h) Re-registration / change of option: If the participant is not confirmed by the sponsor or wishes immediate confirmation of the seat, they can re-complete the registration form, selecting the paid participation category (online/onsite), following the standard steps from points 1.2 and 3.5.
2. PARTICIPANT CATEGORIES AND TYPES OF PARTICIPATION
2.1 Eligible professional categories:
- Senior physicians / Specialist physicians
- Resident physicians
- Retired physicians
- Psychologists
- Pharmacists
- Nurses
- Students
- Other professional categories* related to the health field
*“Other categories” refers to professionals in fields related to health (e.g., sociologists, therapists, counselors, specialized educators, etc.).
2.2 Types of participation
a) ONLINE Participation
b) PHYSICAL Participation (onsite)
Access to the conference, materials, and certificates is subject to the payment of the relevant fee.
2.3 Professional Credit System: Professional credits (CMR, CPR, OAMGMAMR, CFR) are granted exclusively to participants who register in the dedicated professional category and provide the professional identification code (Stamp, RUP, CUIM, etc.) in the registration form.
2.4 Participants registered in the "Other categories" or "Students" category will receive only a simple certificate of attendance, without credits, regardless of their subsequent affiliation with a professional order.
3. PARTICIPATION FEES, EXCHANGE RATE AND PAYMENT TERMS
3.1 Tariff Structure
For the GALATIA 2026 Conference, the following apply:
a) STANDARD Fee
b) PROMO Fee – EARLY BIRD which implies a discount of 50 Euro applied to the standard fee, valid only during the officially announced promotional period.
The applicable fee is the one in effect at the time of payment confirmation.
3.2 Tariffs – ONLINE Participation
Student UDJ: 90€ (Std) / 40€ (EB)
Nurse: 90€ / 40€
Pharmacist: 90€ / 40€
Retired physician: 110€ / 60€
Resident physician: 130€ / 80€
Psychologist: 130€ / 80€
Senior/Specialist physician: 210€ / 160€
Other categories: 90€ / 40€
3.3 Tariffs – PHYSICAL Participation (onsite)
Student UDJ: Free
Nurse: 130€ / 80€
Pharmacist: 130€ / 80€
Retired physician: 110€ / 60€
Resident physician: 170€ / 120€
Psychologist: 150€ / 100€
Senior/Specialist physician: 250€ / 200€
Other categories: 130€ / 80€
3.4 Payment currency and exchange rate
a) All fees are expressed in EURO (EUR).
b) Payment is made in LEI (RON) at the fixed internal exchange rate established by the organizer: 1 EUR = 5.1 RON.
c) The rate is fixed and applies regardless of the NBR rate or the rate of banks/payment processors.
3.5 Payment terms (deadline)
a) Payment of the participation fee is made in full by 30.04.2026.
b) For bank transfer payments, proof of payment must be sent by 30.04.2026 inclusive to the address: [email protected].
c) Registrations not confirmed by payment by the deadline may be invalidated.
4. SPECIAL CONDITIONS FOR STUDENTS
a) Students of the "Dunărea de Jos" University of Galați benefit from free physical participation, within the limit of available seats.
b) Online participation of students is subject to the fee.
c) Students from other institutions do not benefit from free participation.
d) Participants registered as students do not benefit from professional credits.
e) For professional credits, it is mandatory to register in the corresponding professional category.
5. PAYMENT METHODS
Online card payment through the NETOPIA processor. Issues related to online payments are the exclusive competence of the NETOPIA processor.
5.1 Bank transfer, according to the instructions in the registration form - to the bank account of the Helicomed Association - RO78BRDE240SV32477882400, with the transmission of the proof of payment via email according to point 3.5 – b).
6. RESTRICTED ACCESS TO CERTAIN SESSIONS AND SYMPOSIA
6.1 Certain sessions, especially medical symposia or scientific presentations with drug-related themes, may have access restricted exclusively to physicians, in accordance with the legislation in force. These restrictions may apply:
- regardless of the form of participation (online or physical);
- regardless of the fee category paid by the participant.
6.2 Restricting access to these sessions does not affect the participant's access to the rest of the conference program and does not constitute a reason for refunding the participation fee.
7. ELIBERATION OF CERTIFICATES AND PLATFORM ACCESS
a) Certificates will be sent to the declared email.
b) Online access data will be communicated before the event.
c) The online platform is hosted by the "Dunărea de Jos" University of Galați.
d) The organizer is not responsible for the lack of equipment, internet connection or digital skills of the participants.
8. OBLIGATIONS AND RIGHTS OF PARTICIPANTS
Obligations: payment on time; providing correct data; respecting the program and the rules of the event.
Rights: access to information and support; certificate of attendance; information on any changes.
9. INVOICING AND SPV UPLOAD
a) The invoice is issued according to the form data.
b) Invoices are uploaded to the SPV (Virtual Private Space) according to the legislation.
c) Proof of payment is mandatory only for bank transfer.
10. GDPR AND IMAGE RIGHTS
10.1 GDPR: By registering, the participant consents to the processing of personal data for the purpose of organizing the event, issuing tax documents and professional certificates.
10.2 Image: Participants in the physical format agree to be photographed or recorded for promotional purposes related to the conference.
11. CANCELLATION POLICY AND FINAL PROVISIONS
a) Cancellation is possible within 14 days of registration, via written request.
b) Refund is made with the deduction of administrative costs.
c) After this term, or after 30.04.2026, fees are non-refundable, except in cases of force majeure.
d) The organizer reserves the right to modify this document, with publication on the website.
1. ÎNREGISTRAREA PARTICIPANȚILOR
1.1 Obiectiv
Conferința Europeană de Psihiatrie și Sănătate Mintală GALATIA 2026 se adresează profesioniștilor din domeniul sănătății (medici, psihologi, asistenți medicali generaliști, farmaciști etc.), precum și altor specialiști din domenii conexe.
1.2 Procedură
Pentru a participa la conferință, fie în format fizic (onsite), fie online, este necesar:
- completarea formularului de înscriere disponibil pe site-ul www.conferintagalatia.ro;
- achitarea taxei de participare aferente categoriei și tipului de participare ales;
- transmiterea dovezii de plată, în cazul plăților prin transfer bancar, la adresa: [email protected].
1.3 Datele introduse în formularul de înscriere sunt esențiale pentru emiterea certificatelor și pentru acordarea accesului la eveniment. Participanții sunt rugați să verifice cu atenție corectitudinea informațiilor furnizate.
1.4 Imposibilitatea modificării retroactive: Selecția categoriei de participare este responsabilitatea exclusivă a participantului. Organizatorul nu va onora solicitările de schimbare a categoriei de participare sau de emitere a diplomelor cu credite după finalizarea procesului de înscriere sau după raportarea listelor către organismele de acreditare, dacă participantul a ales inițial o categorie neacreditată.
1.5 ÎNSCRIERE PRIN SPONSOR – ÎNREGISTRARE, VALIDARE ȘI CONFIRMARE
a) Participanții care selectează opțiunea „Înscriere prin sponsor” (sau declară un sponsor în formular) transmit o cerere de înscriere, care este înregistrată de organizator, dar nu reprezintă confirmarea finală a locului.
b) Validarea participării este condiționată exclusiv de confirmarea oficială a sponsorului către organizator (lista de invitați aprobată / nominalizări transmise în scris).
c) Responsabilitatea verificării apartenenței la lista sponsorului revine participantului. Se recomandă participantului să contacteze direct reprezentantul sponsorului menționat pentru a se asigura că figurează pe lista lor de invitați.
d) Organizatorul nu validează individual cererile de înscriere prin sponsor în lipsa acordului/confirmării sponsorului.
e) După confirmarea listei de către sponsor, organizatorul va transmite participantului confirmarea oficială de participare (și, după caz, detaliile de acces online / acces onsite).
f) Până la confirmarea sponsorului, cererea participantului are status „în așteptarea validării sponsorului” și nu garantează accesul la conferință, materiale sau certificate.
g) În situația în care sponsorul nu confirmă participantul până la termenul limită de plată / validare (conform pct. 3.5), organizatorul poate invalida cererea, fără obligații suplimentare față de participant.
h) Reînscriere / schimbare opțiune: În cazul în care participantul nu este confirmat de sponsor sau dorește confirmarea imediată a locului, acesta poate recompleta formularul de înscriere, selectând categoria de participare cu plată (online/onsite), urmând pașii standard de la pct. 1.2 și 3.5.
2. CATEGORII DE PARTICIPANȚI ȘI TIPURI DE PARTICIPARE
2.1 Categorii profesionale eligibile:
- Medici primari / medici specialiști
- Medici rezidenți
- Medici pensionari
- Psihologi
- Farmaciști
- Asistenți medicali
- Studenți
- Alte categorii profesionale* conexe domeniului sănătății
*Prin „alte categorii” se înțeleg profesioniști din domenii conexe sănătății (ex.: sociologi, terapeuți, consilieri, educatori specializați etc.).
2.2 Tipuri de participare
a) Participare ONLINE
b) Participare FIZICĂ (onsite)
Accesul la conferință, materiale și certificate este condiționat de plata taxei aferente.
2.3 Regimul creditelor profesionale: Creditele profesionale (CMR, CPR, OAMGMAMR, CFR) se acordă exclusiv participanților care se înscriu în categoria profesională dedicată și furnizează codul de identificare profesională (Parafă, RUP, CUIM etc.) în formularul de înscriere.
2.4 Participanții înscriși la categoria 'Alte categorii' sau 'Studenți' vor primi doar diplomă de participare simplă, fără credite, indiferent de apartenența lor ulterioară la un ordin profesional.
3. TARIFE DE PARTICIPARE, CURS DE SCHIMB ȘI TERMENE DE PLATĂ
3.1. Structura tarifelor
Pentru Conferința GALATIA 2026 se aplică:
a) Tarif STANDARD
b) Tarif PROMO – EARLY BIRD ce presupune un discount de 50 euro aplicat la tariful standard valabil doar în perioada promoțională anunțată oficial.
Tariful aplicabil este cel în vigoare la momentul confirmării plății.
3.2. Tarife – Participare ONLINE
Student UDJ: 90€ (Std) / 40€ (EB)
Asistent medical: 90€ / 40€
Farmacist: 90€ / 40€
Medic pensionar: 110€ / 60€
Medic rezident: 130€ / 80€
Psiholog: 130€ / 80€
Medic primar / Medic specialist: 210€ / 160€
Alte categorii: 90€ / 40€
3.3. Tarife – Participare FIZICĂ (onsite)
Student UDJ: Gratuit
Asistent medical: 130€ / 80€
Farmacist: 130€ / 80€
Medic pensionar: 110€ / 60€
Medic rezident: 170€ / 120€
Psiholog: 150€ / 100€
Medic primar / Medic specialist: 250€ / 200€
Alte categorii: 130€ / 80€
3.4. Monedă de plată și curs valutar
a) Toate tarifele sunt exprimate în EURO (EUR).
b) Plata se efectuează în LEI (RON) la cursul intern fix stabilit de organizator: 1 EUR = 5,1 RON.
c) Cursul este fix și se aplică indiferent de cursul BNR sau de cursul băncilor/procesatorilor de plăți.
3.5. Termene de plată (deadline)
a) Plata taxei de participare se face integral până la data de 30.04.2026.
b) Pentru plățile prin transfer bancar, dovada plății trebuie transmisă până la 30.04.2026 inclusiv la adresa: [email protected].
c) Înscrierile neconfirmate prin plată până la termen pot fi invalidate.
4. CONDIȚII SPECIALE PENTRU STUDENȚI
a) Studenții Universității „Dunărea de Jos” Galați beneficiază de gratuitate pentru participarea fizică, în limita locurilor disponibile.
b) Participarea online a studenților este supusă taxei.
c) Studenții din alte instituții nu beneficiază de gratuitate.
d) Participanții înscriși ca studenți nu beneficiază de credite profesionale.
e) Pentru credite profesionale este obligatorie înscrierea la categoria profesională corespunzătoare.
5. PLATA TAXEI DE PARTICIPARE - Metode de plată
Plată online cu cardul, prin procesatorul NETOPIA. Problemele legate de plățile online sunt de competența exclusivă a procesatorului NETOPIA.
5.1 Transfer bancar, conform instrucțiunilor din formularul de înscriere - în contul bancar al Asociației Helicomed - RO78BRDE240SV32477882400, cu transmiterea dovezii plății pe email cf. pct 3.5 – b).
6. ACCES RESTRICȚIONAT LA ANUMITE SESIUNI ȘI SIMPOZIOANE
6.1 Anumite sesiuni din cadrul Conferinței Europene de Psihiatrie și Sănătate Mintală GALATIA 2026, în special simpozioane medicale sau prezentări științifice cu tematică de medicament, pot avea acces restricționat exclusiv pentru medici, în conformitate cu legislația în vigoare. Aceste restricții pot fi aplicate:
- indiferent de forma de participare (online sau fizică);
- indiferent de categoria de tarif achitată de participant.
6.2 Restricționarea accesului la aceste sesiuni nu afectează accesul participantului la restul programului conferinței și nu constituie un motiv de rambursare a taxei de participare.
7. ELIBERAREA CERTIFICATELOR ȘI ACCESUL LA PLATFORMĂ
a) Certificatele vor fi transmise pe e-mailul declarat.
b) Datele de acces online vor fi comunicate înainte de eveniment.
c) Platforma online este găzduită de Universitatea „Dunărea de Jos” Galați.
d) Organizatorul nu este responsabil pentru lipsa echipamentelor, a conexiunii la internet sau a competențelor digitale ale participanților.
8. OBLIGAȚIILE ȘI DREPTURILE PARTICIPANȚILOR
Obligații: plata la termen; furnizarea de date corecte; respectarea programului și a regulilor evenimentului.
Drepturi: acces la informații și suport; certificat de participare; informare privind eventuale modificări.
9. FACTURAREA ȘI ÎNCĂRCAREA ÎN SPV
a) Factura se emite conform datelor din formular.
b) Facturile sunt încărcate în SPV conform legislației.
c) Dovada plății este obligatorie doar pentru transfer bancar.
10. GDPR ȘI DREPTURI DE IMAGINE
10.1 GDPR: Prin înscriere, participantul acceptă prelucrarea datelor cu caracter personal în scopul organizării evenimentului, emiterii documentelor fiscale și a certificatelor profesionale.
10.2 Imagine: Participanții la formatul fizic își dau acordul pentru a apărea în fotografiile sau înregistrările realizate în scopul promovării conferinței.
11. POLITICA DE ANULARE ȘI DISPOZIȚII FINALE
a) Anularea este posibilă în termen de 14 zile de la înscriere, prin cerere scrisă.
b) Rambursarea se face cu reținerea costurilor administrative.
c) După acest termen, sau după data de 30.04.2026, taxele nu se rambursează, cu excepția cazurilor de forță majoră.
d) Organizatorul își rezervă dreptul de a modifica prezentul document, cu publicare pe site.
Interdisciplinarity in Psychiatry
Excellence in Scientific Research
Sustainable Partnerships
Copyright 2026. Asociatia Helicomed All Rights Reserved.